Die Verwaltung stellt dar
- in welcher Form digitale Dokumentenmanagementsysteme (E-Akte) derzeit in den einzelnen Dienststellen der Stadtverwaltung eingeführt und genutzt werden.
- Für jede Dienststelle soll der jeweilige Umsetzungsstand und Reifegrad der Anwendung des Systems in Kurzform beschrieben werden.
- Sofern in einzelnen Dienststellen die E-Akte noch nicht in vollem Reifegrad eingeführt wurde:
a. Welche Gründe liegen für die Nicht-Einführung oder die Einführung im geringen Reifegrad vor?
b. Wie werden ämterübergreifende Prozesse durch die nicht voll umfängliche Einführung gehemmt?
c. Was müsste sich ändern, damit das System vollumfänglich eingeführt werden kann? - Wie schätzt die Verwaltung unter Berücksichtigung von Betriebs- und Lizenzkosten die finanziellen Auswirkungen durch eine flächendeckende Umsetzung von E-Akte Systemen für den kommenden und zukünftige Doppelhaushalte ein?
Welche zusätzlichen Kosten müssen kurzfristig gedeckt werden und welche Ersparnisse werden möglich? - Die Verwaltung erläutert, inwiefern ein Abwägungsprozess bezüglich digitaler Souveränität entsprechend der Digitalstrategie bei der Entscheidung für das derzeit genutzte Enaio-System, im Vergleich zu anderer Software, stattgefunden hat.
Inwiefern haben die entstehenden Abhängigkeiten von Lizenzen und die Chancen von Open Source Software bei der Entscheidung eine Rolle gespielt? - Die Verwaltung stellt den aktuellen Prozess zur Einführung der E-Akte dar. Zudem gibt Sie eine Einschätzung, ob der Prozess zur Einführung der E-Akte weiterentwickelt werden kann, beispielsweise indem der Einführungsprozess zentral vorgegeben wird.
| Sachverhalt / Begründung: |
Die Einführung der E-Akte stellt einen zentralen Baustein der digitalen Verwaltungsmodernisierung dar. Durch die digitale Dokumentenführung sollen Abstimmungen, Entscheidungen und Freigaben schneller erfolgen sowie Papiertransporte und finanzielle Ressourceneingespart werden.
Ein wesentlicher Mehrwert digitaler Systeme besteht in der Möglichkeit zur kollaborativen Zusammenarbeit an Dokumenten mit Änderungsverfolgung, was Abstimmungsprozesse beschleunigt und die Effizienz erhöht. Darüber hinaus schafft die digitale Dokumentenführung die Voraussetzungen für ortsunabhängiges und flexibles Arbeiten, was die Attraktivität der Verwaltung als Arbeitgeber steigert und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf verbessert.
Digitalisierung entfaltet ihren Nutzen jedoch nur dann voll, wenn alle beteiligten Organisationseinheiten – insbesondere solche, die eng zusammenarbeiten – aktiv eingebunden sind. Andernfalls drohen systemische Brüche und eine Verlangsamung von Verwaltungsabläufen.
Vor diesem Hintergrund ist eine umfassende Darstellung des Status quo in den Dienststellen erforderlich, um gegebenenfalls gezielte Maßnahmen zur Weiterentwicklung und Harmonisierung der Systemnutzung ergreifen zu können.
Bei einer so zentralen Software ist zudem ein besonderer Blick auf die Stärkung der digitalen Souveränität entsprechend unserer Digitalstrategie zu legen, da plötzliche Preis- oder Serviceänderungen massive Auswirkungen auf die Verwaltungsarbeit und den Haushalt haben können. Ein kurzfristiger Anbieterwechsel ist kaum möglich. Dabei geht es auch um die Kontrolle über eigene Daten, Transparenz und über die Funktionsweise der eingesetzten Software.
Unterzeichnet von:
Christian Klinkhardt, Ivo Dujmović, Ceren Akbaba, Leonie Wolf, Dr. Susanne Heynen
In der Gemeinderatssitzung am 30.09.2025 erhalten wir eine ausführliche Stellungnahme auf unsere Fragen: Die E-Akte ist eine der zentralen Stellschrauben, um die Arbeit der Stadtverwaltung durch Digitalisierung effizienter zu machen. Viele Möglichkeiten des Systems werden aber noch nicht genutzt.
Wir sehen die bestehenden Medienbrüche kritisch zwischen Dienststellen, die die E-Akte vollumfänglich nutzen, und jenen, die noch an papiergebundenen Prozessen festhalten: Die uneinheitliche Implementierung führt zu ineffizienten Arbeitsabläufen und verhindert große Vorteile der Digitalisierung, wie sie etwa beim E-Umlaufverfahren mit erheblich kürzeren Bearbeitungszeiten bei Verwaltungsentscheidungen erreicht werden können.
