Interfraktioneller Antrag zur öffentlichen Vorberatung im Fachausschuss
- Die Verwaltung organisiert die strukturierte Bereitstellung der im Ratsinformationssystem vorhandenen Drucksachen in maschinenlesbarer Form. Dabei werden passende Metadaten ergänzt, wie z. B. Dokumentenart, Vorlagennummer, beteiligte Dienststellen, betroffene Fraktionen etc.
Dabei prüft die Verwaltung, wie auch bereits vorhandene Dokumente automatisiert mit diesen Informationen angereichert werden können. - Sofern kein standardisiertes Metadatenkonzept für eine einheitliche Auszeichnung der Dokumente existiert, soll in Abstimmung mit anderen Kommunen eine entsprechende Richtlinie erarbeitet werden, um Synergien zu nutzen.
- Die Verwaltung ergreift weitere Schritte, um die Bereitstellung der Drucksachen sowohl für die Öffentlichkeit, als auch intern für die Arbeit der Verwaltung inklusive des Gemeinderats zu verbessern. Dazu gehören die Überarbeitung des Ratsinformationssystems (z. B. Ergänzung um erweiterte Filter- und Suchfunktionen) und insbesondere auch die Implementierung einer KI-gestützten Funktion zur Suche oder eines Chatbots.
Ziel ist es, den Zugang zu Informationen sowohl für die Öffentlichkeit als auch für die Arbeit von Verwaltung und Gemeinderat deutlich zu erleichtern.
Begründung/Sachverhalt:
Im Rahmen der 2021 verabschiedeten „Digitalstrategie der Stadt Karlsruhe“ wurde im Kapitel „Open Government und Daten“ festgelegt: Durch transparentes Verwaltungshandeln, die Bereitstellung offener Daten sowie neue Formate der digitalen Bürgerbeteiligung Verwaltungsentscheidungen nachvollziehbar zu machen und damit das Vertrauen in Verwaltung und Demokratie zu stärken[…].
Ein Thema, das selten so wichtig war wie heute, wo antidemokratische Kräfte immer unerbittlicher das Vertrauen in den demokratischen und parlamentarischen Prozess, seine Institutionen und Akteure schwächen wollen.
Um diesen Angriffen entgegenzuwirken, müssen wir den Bürger*innen die Möglichkeit geben, sich so einfach wie möglich über die Arbeit in den gemeinderätlichen Gremien zu informieren. Diese Offenheit, Transparenz und Partizipation erfordert einen einfachen Zugang zu den der Gemeinderatsarbeit zugrundeliegenden Dokumenten (Anträge, Anfragen, Sitzungsprotokolle etc.).
Diese werden derzeit über das aktuelle Ratsinformationssystem sehr unzureichend zur Verfügung gestellt: Suchen nach einzelnen Themen und Begriffen sind dabei nur eingeschränkt möglich und verlangen von den Nutzer*innen konkretes Vorwissen wie Dokumenttitel oder das Datum der Sitzung, um relevante Dokumente zu finden. Auch Zusammenhänge zwischen einzelnen Dokumenten lassen sich nur schwer nachvollziehen. Zudem sind sie so auch für heute gängige Chatbotsysteme nur schwer zu erfassen. Es fehlen maschinenlesbare Metadaten wie Dokumentenart, Vorlagennummer, beteiligte Dienststellen, Zusammenhänge zwischen Anträgen und weiteren Dokumenten oder betroffene Fraktionen. Diese Herausforderung der Informationsfindung betreffen Bürger*innen dabei genauso wie die Mitglieder des Gemeinderates.
Generell spielt die Suche und Bereitstellung von Dokumenten und Unterlagen eine zentrale Rolle in der täglichen Arbeit der Stadt Karlsruhe. Der Arbeitsaufwand der Verwaltung für Recherche und Bereitstellung von Dokumenten ist erheblich und wird durch die steigende Informationsmenge sowie gesetzliche Anforderungen stetig mehr. Ein Thema, das perspektivisch im Rahmen eines strategischen Daten- und Dokumentenmanagements noch umfassender angegangen werden muss.
Mit dem Fokus auf Dokumente und Drucksachen des Ratsinformationssystems soll ein erstes Pilotprojekt für die Aufbereitung von städtischen Dokumenten für den Einsatz von Zukunftstechnologien wie Chatbots durchgeführt werden. Die Erkenntnisse aus diesem Prozess sollen die Grundlage für weitere Projekte rund um KI und Smart-City-Technologien und die Bereitstellung bzw. Weiterentwicklung eines Chatbots im Bereich Bürgerservice bilden.
Unterzeichnet von:
Christian Klinkhardt, Ivo Dujmović, Aljoscha Löffler, Ceren Akbaba, Leonie Wolf, Fraktion GRÜNE
Fabian Gaukel, Adina Geißinger, Volt-Fraktion
Wir erhielten für den Haupt- und Finanzausschuss am15. Juli 2025 eine grundsätzlich positive Antwort zu unseren Anliegen.
